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3 Dicas de Gestão de Tempo para escritórios de contabilidade

A gestão de tempo para escritórios de contabilidade. Imagine como priorizar, organizar e automatizar processos pode ser vantajoso e liberar um grande espaço para investir na qualidade do seu serviço? 

Às vezes, a ideia de agilizar um processo e otimizar tempo pode parecer contrária à qualidade. Entretanto, uma boa gestão de tempo significa muito mais produtividade em uma equipe e consequentemente traz uma melhoria na entrega dos serviços.

Para um escritório de contabilidade, a otimização desses processos e melhoria desses serviços vem acompanhada de um direcionamento a etapas extremamente importantes como planejamento estratégico.

Para te ajudar a entender como funciona a gestão do tempo na sua empresa, preparamos um conteúdo exclusivo para te ajudar a entender o que significa otimizar processos através dessas técnicas e como aplicá-las no seu escritório de contabilidade.

Para isso, o mais importante é entender:

O que significa Gestão de Tempo

Técnicas de gestão de tempo são basicamente uma série de processos ou decisões que tem como principal objetivo organizar e impulsionar as operações de uma equipe. 

A aplicação desses processos acompanha uma reorganização, melhora e maior aproveitamento das tarefas individuais e coletivas. A resposta de uma gestão de tempo bem aplicada vai ser um trabalho harmônico, bem aproveitado e melhor distribuído. Dessa forma, a equipe pode direcionar os cuidados a outras tarefas.

Para um escritório de contabilidade, a importância de incluir essas técnicas está no aprimoramento dos processos que ocupam espaço na rotina de um contador, para que o foco do profissional seja direcionado aos clientes. 

Existem algumas maneiras de usar técnicas de gestão de tempo nos escritórios de contabilidade. A três principais delas são: 

1: Priorizar é otimizar

Para entender onde o escritório precisa de aprimoramento é importante conhecer os pontos fortes, os pontos fracos, o que funciona e o que não. É a partir dessa etapa que definimos onde vamos aplicar as técnicas de gestão de tempo. 

Priorize as tarefas mais importantes, organize de forma coletiva e individual onde é necessário aprimoramento e quais espaços do escritório precisam de uma atenção maior. Feito isso, fica mais fácil administrar as próximas etapas.

2: Um processo de cada vez

O trabalho do contador exige o máximo de atenção possível. A sobrecarga de atividades ou várias delas ao mesmo tempo pode prejudicar a forma como esses serviços chegam aos clientes. A ideia de “quanto mais melhor” não se aplica nesses casos. Fazer as tarefas de acordo com a ordem de prioridade delas exige disciplina na hora de produzir. Tenha o controle das tarefas do escritório e os responsáveis por elas. Se necessário, realize uma maior distribuição. O importante é não acumular “multi tarefas” dentro do escritório.

3: Automatização de processos é a chave da gestão de tempo

Por último e não menos importante, utilize ferramentas de automação. A grande dor dos escritórios de contabilidade está na dificuldade em lidar com operações fiscais e tributárias que exigem longas e extensas etapas de realização. Para ajudar nessa necessidade, nasceram as ferramentas de automação que são softwares desenvolvidos para processar automaticamente essas etapas.

Ferramentas de gestão de tempo são responsáveis por automatizar processos que geralmente são operados de forma gradual, lenta e burocrática, como organização das notas fiscais de clientes, cálculos contábeis e gestão tributária. E o melhor de tudo, de forma muito mais segura!

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