Você conhece as vantagens em aplicar sistemas integrados nas empresas? Já parou para pensar na quantidade de processos que compõem a rotina da empresa? O setor fiscal, contábil, de vendas, de atendimento, de marketing e todos os outros trabalham dentro dos próprios sistemas com o único objetivo em comum garantir o desenvolvimento do negócio.
Contudo, essa gama de processos diferentes pode prejudicar o resultado final por falta de organização. Além disso, por mais que alguns processos operem muito bem, existem algumas maneiras de otimizar a maneira como uma empresa alcança resultados.
Uma maneira muito eficaz de aprimorar o ciclo organizacional de uma empresa é utilizando um sistema de integração, mas você sabe o que isso significa? No artigo a seguir, vamos abordar esse tema e explicar como pode ser vantajoso integrar esses processos.
O que é integração de sistemas?
A integração de sistemas é uma solução tecnológica que tem como principal objetivo unificar os processos da empresa para torná-los mais harmônicos e confiáveis, independente de onde sejam aplicados.
A integração de sistemas como próprio nome denuncia é a prática de agrupar os processos de uma empresa em um único modelo com base na automação. Dessa forma, dados, informações ou qualquer outro tipo de detalhe que compõe o sistema operacional da empresa estão conectados para promover controle, agilidade e equilíbrio no desenvolvimento da empresa.
O sistema integrado opera através de um software ou um conjunto de softwares desenvolvidos para trazer essa harmonia no ciclo organizacional.
Essa é a maneira simplificada de detalhar o sistema integralizado. Na prática, esse conceito é muito mais amplo e pode ser aplicado de diversas maneiras de acordo com a cultura empresarial. Contudo, a base precisa ser o uso da tecnologia para promover esse controle e facilitar a gestão da organização de todos os setores.
quais as vantagens de aderir um sistema integrado
A rotina empresarial pode mudar completamente após a integralização dos sistemas. O primeiro e mais evidente sintoma dessa mudança é a comunicação interna entre os setores para promover o controle efetivo “do que está acontecendo no momento”.
Uma grande queixa das organizações muitas vezes é justamente a falta de conexão entre os mais diversos processos dentro da empresa. Por isso, se alguma coisa está em falta e desconecta é importante que todos estejam cientes do status do processo.
Além disso, qualquer mudança deve ser atualizada em tempo real de ocorrência. Isso permite que o trabalho de fazer uma alteração no status do processo deixe de ser manual garantindo ainda mais segurança e otimizando tempo.
Entre as vantagens, a integração pode incluir:
- Otimização de processos;
- melhora na comunicação;
- otimização de tempo;
- maior controle de entregas e resultados;
- redução de custos;
- segurança nos processos.
passo a passo para começar a integralizar a empresa
- Entenda o momento atual da empresa o onde é necessário aprimoramento;
- Estude as ferramentas disponíveis no mercado para entender quais melhor se adaptam a realidade da empresa;
- Capacite a equipe para receber o novo sistema tecnológico;
- Aplique o sistema integrado.
como escolher o sistema de gestão
O melhor sistema é aquele que se adapta melhor à realidade da empresa e é por isso que entender os sistemas disponíveis faz diferença. Para escolher sistemas integrados, considere:
- a acessibilidade da tecnologia;
- até onde os sistemas vão ser integrados;
- quais setores devem estar integrados com mais urgência.
Além disso, é importante integrar o máximo de sistemas em um só lugar para evitar uma quantidade maior de softwares com o mesmo objetivo e fugir da proposta da organização.
Geralmente, os setores que mais valem a pena integrar são:
- Marketing e vendas;
- fiscal e contábil;
- administrativo e financeiro;
Integração e automação
A chave para garantir boas operações com o sistema de integração é utilizar a automação de processos como base. Sem isso, a proposta de integração é perdida e não funciona na íntegra. A automação permite que além de todas essas vantagens, o trabalho manual entre a equipe seja mínimo e permite direcionar a atenção para áreas mais necessitadas.
Contudo, diferente do que se imagina, a digitalização de processos não substitui o trabalho manual ou dificulta as relações interpessoais. Muito pelo contrário, a digitalização alcança áreas que precisam de apoio tecnológico para melhorar esses aspectos. E é dessa necessidade que parte a automação.
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