Entenda a importância do arquivo XML e a NF-e

Você sabe qual a importância de um arquivo XML e da NF-e para seu negócio?

Inicialmente, sabemos que armazenar, preencher e gerenciar os arquivos contábeis com toda certeza é uma das tarefas mais difíceis para contadores e empresas. A obrigatoriedade desses processos é o que torna tudo mais desgastante. 

Por isso, para melhorar esses processos, a tecnologia veio como aliada e trouxe a Nota Fiscal Eletrônica e o arquivo XML, que andam lado a lado para garantir que o cuidado com a área fiscal não seja mais um problema. 

Para entender mais sobre esses conceitos, o artigo a seguir aborda a importância desses arquivos para a rotina de gerenciamento contábil. Acompanhe a seguir!

Primeiramente precisamos entender: 

O que é a NF-e

A Nota Fiscal é o documento que comprova toda e qualquer transação de compra e venda de produtos ou serviços. Ela é obrigatória e deve possuir duas vias: uma que fica com a empresa para apresentação ao Fisco e outra que é entregue ao consumidor como garantia daquilo que foi adquirido. 

Além disso, a NF-e veio como proposta para tornar essa emissão mais prática, diminuir os erros e a quantidade de papel gasto nesse processo. A proposta é a mesma, a diferença é que a nota é armazenada em formato .xml, e é sobre a importância desse arquivo que vamos falar mais a frente.

O que é o arquivo XML?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e os arquivos XML são as principais inovações tecnológicas que revolucionaram a maneira de exercer a contabilidade. Mais que isso, a tecnologia permitiu que o trabalho do contador fosse mais consultivo, menos burocrático e principalmente seguro. 

A NF-e e o arquivo XML se relacionam diretamente, pois ao emitir a nota é gerado um arquivo nesse formato, que significa eXtensible Markup Language. O arquivo armazena digitalmente uma série de informações sobre o bem ou produto adquirido, formaliza esse processo e organiza os dados para fins de comprovação ou auditoria. 

Mas o que isso significa? 

Em resumo, significa que o arquivo XML possui todas as informações necessárias para apresentar ao Fisco a respeito daquela NF-e e padronizar essas informações em um único lugar para tornar mais prático o processo de fiscalização. 

Entre os dados do arquivo, estão detalhados: 

• Dados do emitente;
• mercadorias;
• tipo de operação;
• dados da NF-e;

Entre outros.

O arquivo XML deve ser armazenado em um período de até cinco anos para fins de auditoria e ser apresentado em caso de solicitação do FIsco, portanto, é importante manter esses arquivos seguros e com fácil gerenciamento. 

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Algumas informações importantes sobre o arquivo XML:

1. O arquivo XML possui assinatura digital do emissor e por isso é importante ter um certificado digital para emissão de NF-e.

2. É um documento fiscal elegível, com validade em todo território nacional e o formato oficial para apresentação ao Fisco.

3. A segurança do arquivo é sua maior vantagem. Uma vez emitido e com Autorização de Uso o arquivo não pode ser alterado. 

Vantagens do do arquivo XML 

Entre os benefícios desse formato de armazenamento os principais e que mais se aproximam da ideia de melhorar a vida dos contadores e empresas temos: 

• Segurança nos processos;
• redução de gastos, inclusive com papel;
• melhor gerenciamento de arquivos;
• facilidade e praticidade na entrega das obrigações;
• diminuição da margem de erros, menos risco de autuação fiscal;
• maior controle sobre os dados fiscais e contábeis da empresa.

Para melhorar ainda mais tudo isso, a dica que temos para hoje é: a melhor forma de tornar esses processos ainda mais práticos e seguros é tendo um sistema de automação para armazenar e gerenciar suas notas fiscais. 

Conclusão

Não é novidade que boa parte das atualizações tecnológicas da nossa rotina são feitas para tornar tudo mais prático. Seja no âmbito profissional ou pessoal, estamos rodeados de tecnologia o tempo inteiro e com a contabilidade não seria diferente. 

Arquivos, registros e todas as outras obrigações da contabilidade passam por atualização tecnológica quase diária. Por isso, a demanda dessa tecnologia nasce a partir da necessidade de desburocratizar uma série de processos manuais. 

Em conclusão, acompanhar as operações após a tecnologia tornou-se a prioridade da contabilidade, que entra nesse sistema como além de tudo consultiva.

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